Si necesitas impulsar cambios, invita a la comunicación
Está claro que la gestión del cambio en toda organización, sin distingo de tamaño, no es tarea fácil. Los desafíos pueden surgir en cada nivel, área o equipo y, para superarlos, una herramienta clave es la comunicación consultiva. Resulta entonces que los líderes de Recursos Humanos y Comunicación, somos responsables de asegurar que los miembros de la organización estén alineados con los objetivos y preparados para los cambios.
Me apoyo en el comentario de uno de nuestros lectores quien planteó el caso de su empresa Pyme que después de casi 30 años de existencia tomó la decisión estratégica de trasladar su sede de trabajo administrativo y productivo a un sector industrial reconocido pero muy distante de la sede actual; todo un proceso de construcción de cerca de tres años representaba un reto de comunicación, pues eran muchas las fibras que se lastimaban entre los empleados:
El sitio de trabajo era el centro de la vida personal, académica, familiar, recreativa, de amistades, en fin.
Los desplazamientos desde sus viviendas a la empresa en su gran mayoría no tardaban más de 20 minutos.
Las relaciones entre los empleados dependían en gran medida de la ubicación en el sitio de trabajo que iba a modificarse para elevar la productividad.
Transitar todos los días durante tanto tiempo por los mismos pasillos y oficinas generaba una confianza grande y alto sentido de apropiación.
Muchos otros aspectos generaron rechazo de los empleados al conocerse la noticia por radio pasillo
Con cautela, la dirección de la empresa al enterarse de las reacciones convocó a la comunicación y a la gestión del talento para ponerse al frente de todo un plan de comunicación con horizonte de tres años, con el único propósito de revertir las insatisfacciones en motivaciones y nuevas energías basadas en tres temas claves:
La empresa ampliaba su capacidad de producción para empezar a exportar. Mensaje clave: oportunidades de crecimiento personal y profesional para todos.
Diseño de oficinas iluminadas naturalmente. Mensaje clave: contacto visual con la naturaleza con equipos y espacios agradables, invitarían a la productividad.
Las instalaciones modernas con últimas tendencias elevarían el orgullo de las personas. Mensajes claves: mayor productividad por aspectos locativos y tecnológicos; mayores oportunidades para la salud mental y física por espacios recreativos además de médico permanente.
Con toda esa información la tarea era poner a rodar la imaginación a partir de conocer bien las audiencias internas, unas con mucho arraigo (personas mayores de 48 años), otras entre 35 y 45 años y otras entre 25 y 35; el primer desafío lo constituyó encontrar consensos que la comunicación pusiera en valor y resolver disensos a partir de entender las diferencias de intereses y paradigmas.
A continuación, destacamos el resumen de los planteamientos que permitieron la construcción estratégica de comunicación y su implementación:
Cuando la comunicación es clara, implica tener espacios para resolver inquietudes, exponiendo los motivos detrás de un cambio; los colaboradores están más dispuestos a aceptarlo y adaptarse.
Entender que los cambios generan incertidumbre pone a la comunicación en la obligación de ser transparente para fomentar la confianza y evita rumores que puedan dificultar el proceso.
Aceptar que no todos los empleados consumen la información de la misma manera obliga a un análisis juicioso para la escogencia de canales adecuados. Diversificar los canales y los formatos es esencial para llegar a toda la organización y no es equivalente a diversificar la comunicación, como a veces se interpreta.
Escuchar las inquietudes y preguntas de los empleados durante un proceso de cambio no es entregar la comunicación o desorganizarla sino mejorar el compromiso de los empleados. El Feedback continuo, estimulando conversaciones facilita el camino de las decisiones de comunicación y su eficiencia.
Finalmente, empoderar y comprometer a los líderes como actores ejemplares no es optativo: es una necesidad; si ellos son los primeros en comunicar y personificar los cambios que se buscan implementar serán ejemplo y ganará la organización.
Los tiempos de la comunicación deben hacer parte de la estrategia pues ellos requieren un planeamiento ordenado de contenidos, tonos, lenguajes, canales y productos. La comunicación que se necesita para hacer girar el cambio de la incertidumbre hacia la expectativa y el deseo de que pase el tiempo rápido, debe estar apropiada a los momentos e hitos claves del proyecto empresarial de manera que mientras se trabaja en la construcción física, se construya el deseo de los empleados de empezar en la nueva sede; ese mundo ideal es posible, hay evidencias.
¿Que trabajador no se motiva si recibe el plano de cómo será su puesto de trabajo dentro de tres años, sus diferentes elementos, la dirección de la luz natural en su sitio, los nombres de quienes van a estar cerca, cuál va a ser el pasillo a transitar para llegar de un ascensor al puesto?
Se que te gustan las preguntas de reflexión, aquí van algunas:
¿Qué tan efectivo es el flujo de comunicación en tu organización cuando se trata de implementar cambios?
¿Cómo puedes mejorar la transparencia y el feedback en tu equipo durante los procesos de cambio?
¿Están los líderes de tu organización visiblemente comprometidos con los cambios que desean implementar?
